När du eller ditt företag anordnar eller deltar i en konferens uppstår det naturligtvis kostnader som måste bokföras korrekt. Många företagare undrar vilket konto man ska använda när man bokför konferensrelaterade kostnader och hur man redovisar konferenser korrekt. I den här artikeln går vi igenom allt du behöver veta för att bokföra konferenser på rätt sätt och samtidigt följa gällande skatteregler.

Vilket konto bokför man konferenser på?

Konferenser anses i bokföringssammanhang vara en form av intern eller extern utbildning eller representation, beroende på syftet och deltagarna. De vanligaste kontona som används för att bokföra konferenser är:

• Konto 7610 – Utbildning och kursavgifter: Detta konto används om konferensen har ett tydligt utbildningssyfte och fokuserar på kompetensutveckling för medarbetarna. Här bokförs kostnader för deltagande i konferenser, kurser eller andra utbildningsaktiviteter som rör företagets verksamhet.
• Konto 6072 – Representation, ej avdragsgill: Om konferensen även innehåller inslag av nöje, som till exempel en fest eller middag för kunder, ska dessa kostnader bokföras under ej avdragsgill representation. Detta gäller även om syftet med konferensen i huvudsak är affärsrelaterat, men aktiviteterna inte faller inom utbildningsramarna.
• Konto 5890 – Övriga resekostnader: Här bokförs eventuella resekostnader som uppstår i samband med att du eller dina anställda deltar i en konferens.

Är kostnader för konferenser avdragsgilla?

Ja, kostnader för konferenser kan vara avdragsgilla men det finns några viktiga regler att tänka på:

1. Syftet måste vara affärsrelaterat: För att kostnaderna för en konferens ska vara avdragsgilla måste konferensen ha ett syfte som är direkt kopplat till företagets verksamhet. Det kan handla om kompetensutveckling, informationsutbyte eller marknadsföring. Ren nöjesverksamhet, såsom resor och fritidsaktiviteter, är däremot inte avdragsgilla.
2. Dokumentation: Du måste kunna styrka syftet med konferensen genom att spara fakturor, program och andra dokument som visar att konferensen har ett affärsrelaterat syfte. Detta är viktigt om Skatteverket vill granska dina kostnader.
3. Kost och logi: Om det ingår kost och logi i konferensen kan detta i vissa fall vara avdragsgillt, men det finns också regler kring hur stora belopp som får dras av för måltider och boende. Generellt sett är endast enklare förtäring avdragsgill (som till exempel kaffe eller smörgåsar), medan mer omfattande representation (dyrare måltider eller underhållning) inte är det.

Hur bokför man en konferens med olika kostnader?

För att tydligt visa hur bokföringen av en konferens kan se ut, låt oss titta på ett exempel:

Exempel: Ditt företag har deltagit i en konferens som kostade 10 000 kr. Av dessa var 8 000 kr själva deltagaravgiften och 2 000 kr var kostnader för en middag med affärspartners. Resekostnaderna till konferensen uppgick till 3 000 kr.

Deltagaravgiften (8 000 kr) bokförs på konto 7610 – Utbildning och kursavgifter.

Bokföringsexempel:

Middagen (2 000 kr) bokförs på konto 6072 – Representation, ej avdragsgill eftersom det rör sig om extern representation.

Bokföringsexempel:

Resekostnaderna (3 000 kr) bokförs på konto 5890 – Övriga resekostnader.

Bokföringsexempel:

 

Hur redovisar man konferens i samband med momsen?

När du bokför en konferens ska du också tänka på hur momsen hanteras. Om konferensen är inom Sverige får du dra av momsen på alla kostnader som är direkt kopplade till verksamheten, exempelvis deltagaravgifter och resor. Däremot kan momsen på ej avdragsgill representation (som måltider och nöje) inte dras av. Se därför till att alltid kontrollera momsbeloppen och hantera dessa korrekt i din bokföring.

Viktiga tips för bokföring av konferenser:

1. Håll koll på momsen: Kontrollera alltid vilka delar av konferensen som är momspliktiga och vilka som inte är det. Måltider och representation är vanligtvis ej avdragsgilla i sin helhet.
2. Dokumentera tydligt: För att undvika problem vid eventuell revision, se till att alltid spara kvitton, fakturor och program för att visa syftet med konferensen.
3. Bokför på rätt konto: Se till att du använder rätt konton för olika typer av kostnader – utbildning, representation och resekostnader – för att säkerställa korrekt redovisning.

Sammanfattning

När du bokför en konferens är det viktigt att skilja på utbildningsrelaterade kostnader, representation och resekostnader. Använd konto 7610 för utbildning, 6072 för representation och 5890 för resekostnader. Kom ihåg att kontrollera vilka kostnader som är avdragsgilla och att hantera momsen korrekt. Med rätt bokföring av konferenskostnader kan du optimera ditt företags ekonomi och undvika problem vid en eventuell granskning.